Dado que el área de finanzas es la encargada de controlar cada uno de los egresos de fondos de la empresa, una importante función de la misma, es la de gestionar la cancelación de las deudas contraídas por la empresa.
Así como vimos dentro de las tareas de gestión de la caja de la empresa, como el área de finanzas es la encargada de hacer el pago de las compras y gastos que la empresa realiza al contado, de la misma manera sobre el área de finanzas recae también la tarea de cancelar las cuentas por pagar de la empresa.
Esta tarea, requiere de llevar a cabo el seguimiento y control de las obligaciones contraídas por la empresa, por las compras o gastos efectuados a crédito, para lo cual se debe:
Conciliar los estados de cuenta con los proveedores. Conocer los vencimientos y montos a pagar de acuerdo a los plazos acordados con los proveedores. Determinar la disponibilidad de los fondos para cumplir con los pagos. Registrar los comprobantes de pago emitidos por los proveedores.
LA CONCILIACION DE LOS SALDOS
Al igual que lo visto en el capítulo de Cobranzas, para establecer el saldo de la cuenta corriente que la empresa mantiene con cada proveedor, es necesario que todas las operaciones se encuentren debidamente documentadas, y que los estados de cuenta se encuentren constantemente actualizados y se correspondan con los informados por los proveedores.
Para cerciorarse que los saldos informados por cada uno de los proveedores se condiga con el saldo determinado por la empresa, es recomendable ante la recepción del estado de cuenta enviados por cada proveedor, realizar un control validando que todas las operaciones y montos coincidan, y en caso de diferencias la empresa se pongan en contacto lo antes posible con el proveedor a los efectos de ajustar las diferencias para no encontrarse con sorpresas al momento de realizar cada uno de los pagos.
LA DETERMINACION DE LOS PAGOS
Al gestionar la cancelación de las obligaciones contraídas por la empresa, es importante evitar los incumplimientos o el pago repetido de una deuda por falta de control, controlar las fechas de pago para cancelar las deudas cuando corresponde o anticipadamente en caso de que lo considere conveniente para obtener descuentos o bien aumentar el crédito disponible.
A su vez, para garantizar una gestión eficiente, es conveniente que previo a la realización de los pagos se controle que el proveedor haya cumplido con la entrega de las mercaderías compradas o la prestación de servicios, y que alguien de la empresa haya dado conformidad y no existan reclamos pendientes de cumplimiento por parte del proveedor, ya que el momento de la realización de los pagos es una oportunidad única que la empresa no debe dejar pasar para que el proveedor cumpla con lo acordado oportunamente.
Un inadecuado seguimiento de las obligaciones contraídas por la empresa puede hacer que la empresa deje de pagar deudas, a pesar de contar con los fondos suficientes para cancelarlas, lo que puede conllevar a consecuencias tales como el incremento de la deuda con intereses, la suspensión de la entrega de mercadería, la cancelación del crédito que la empresa posee, o la pérdida de otros beneficios concedidos por el proveedor.
EL REGISTRO DE LOS PAGOS
Cada pago realizado a un proveedor debe realizarse contra la recepción del comprobante de recibo que acredite haber efectuado el pago, en el cual consten los datos de la empresa, los montos y comprobantes pagados y los valores entregados como forma de pago.
FUENTE : SOLUCIONES MEMORY
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